Logo Urzędu Miejskiego Kęty
Powróć do: Wydziały Urzędu

Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

Pracę wydziału nadzoruje Sekretarz Gminy.

Dyrektor wydziału: Dorota Matkowska


Siedziba: 32-650 Kęty,
Rynek 7

tel: 33/844-76-00
fax: 33/844-76-60

email: os@kety.pl


Zadania

Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:

1. W zakresie prowadzenia spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu:

1) opracowywanie, monitorowanie zmian i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy i innych przepisów wewnętrznych;

2) planowanie i realizacja konserwacji, remontów bieżących budynków i pomieszczeń biurowych Urzędu Gminy, oraz innych pomieszczeń użytkowanych przez Urząd Gminy oraz urządzeń energetycznych, gazowych, centralnego ogrzewania, wodno-kanalizacyjnych,  a także sprzętu ochrony przeciwpożarowej;

3) ochrona budynków Urzędu, zabezpieczenia mienia, w tym zapewnienie odpowiedniego stanu technicznego zabezpieczenia antywłamaniowego w budynkach Urzędu;

4) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem budynków Urzędu w media: dostawę wody, energii elektrycznej, gazu, ciepła oraz wywozu nieczystości stałych i ciekłych;

5) zapewnienie właściwej informacji wewnętrznej oraz odpowiedniego stanu tablic informacyjnych w budynkach Urzędu i ogłoszeniowych na terenie Gminy;

6) gospodarka pojazdami służbowymi, w tym nadzór nad eksploatacją samochodów służbowych
(zakup paliwa oraz  rozliczanie jego zużycia);

7) zaopatrzenie pracowników w odzież ochronną, odzież roboczą, sprzęt ochrony osobistej oraz inny asortyment BHP;

8) zakup i gospodarowanie środkami rzeczowymi związanymi z bieżącym utrzymaniem budynku, a także drukami, formularzami i oprawami introligatorskimi;

9) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci;

10) zakup literatury fachowej, w tym prenumerata dzienników i czasopism;

11) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy, w tym przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, brakowanie i niszczenie akt, wypożyczanie i udostępnianie akt;

12) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej;

13) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw;

14) prowadzenie centralnego Rejestru Informacji Publicznej;

15) administrowanie Portalem Sprawozdawczym GUS;

16) ewidencja ilościowa użytkowanych w Urzędzie środków trwałych i wyposażenia oraz prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem środków trwałych i wyposażenia Urzędu.

17) organizowanie czynności w zakresie dekorowania miejsc publicznych i budynków Urzędu flagami z okazji świąt państwowych, rocznic i uroczystości organizowanych przez Gminę;

18) sporządzanie sprawozdań z zakresu korzystania ze środowiska przez Urząd oraz pozostałych budynków użyteczności publicznej będących własnością Gminy;

2. W zakresie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych:

1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;

2) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem dyrektorów szkół, przedszkoli i placówek oświatowych;

3) prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);

4) organizacja szkoleń i innych form dokształcania zawodowego pracowników;

5) ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracowników;

6) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy (staże absolwenckie, prace interwencyjne);

7) wykonywanie ogółu czynności związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska w Urzędzie oraz dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, dla których podstawą zatrudnienia jest ustawa o pracownikach samorządowych oraz na stanowisko dyrektora instytucji kultury i dyrektora podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą oraz jego zastępcy;

8) organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę w Urzędzie Gminy;

9) realizacja zadań związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych na kierowniczych i urzędniczych stanowiskach pracy.

3. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:

1) zameldowania i wymeldowania osób oraz wydawanie zaświadczeń w tym zakresie;

2) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych;

3) rejestracja danych w:

a) rejestrze mieszkańców;

b) rejestrze zamieszkania cudzoziemców;

c) rejestrze PESEL.

4) udostępnianie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców;

5) wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców;

6) sporządzanie wykazów zawierających dane z rejestru mieszkańców na potrzeby urzędów skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego oraz szkół;

7) prowadzenie spraw związanych z wyborami m.in. prowadzenie rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów wyborców;

8) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych:

a) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;

b) prowadzenie Rejestru Dowodów Osobistych;

9) przyjmowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;

10) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach odmowy wydania dowodu osobistego lub stwierdzenia jego nieważności w przypadku podania nieprawdziwych danych;

11) udostępnianie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych;

12) sporządzanie sprawozdań o ilości zrealizowanych zadań zleconych za pośrednictwem portalu SAC.

4. Pozostałe zadania :

1) wykonywanie oraz koordynowanie zadań związanych z wyborami, referendami oraz spisami   powszechnymi,

2) prowadzenie spraw związanych z wyznaczaniem podmiotów, w których wykonywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna, w tym prowadzenie i aktualizacja wykazu podmiotów;

3) prowadzenie postępowań o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej;

4) przyjmowanie i rejestrowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń;

5) prowadzenie spraw związanych z potwierdzaniem profilu zaufanego.