Pracę wydziału nadzoruje Sekretarz Gminy.
Dyrektor wydziału: Dorota Matkowska
Siedziba: 32-650 Kęty,
Rynek 7
tel: 33/844-76-00
fax: 33/844-76-60
email: os@kety.pl
Zadania
Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1. W zakresie prowadzenia spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu:
1) opracowywanie, monitorowanie zmian i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy i innych przepisów wewnętrznych;
2) planowanie i realizacja konserwacji, remontów bieżących budynków i pomieszczeń biurowych Urzędu Gminy, oraz innych pomieszczeń użytkowanych przez Urząd Gminy oraz urządzeń energetycznych, gazowych, centralnego ogrzewania, wodno-kanalizacyjnych, a także sprzętu ochrony przeciwpożarowej;
3) ochrona budynków Urzędu, zabezpieczenia mienia, w tym zapewnienie odpowiedniego stanu technicznego zabezpieczenia antywłamaniowego w budynkach Urzędu;
4) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem budynków Urzędu w media: dostawę wody, energii elektrycznej, gazu, ciepła oraz wywozu nieczystości stałych i ciekłych;
5) zapewnienie właściwej informacji wewnętrznej oraz odpowiedniego stanu tablic informacyjnych w budynkach Urzędu i ogłoszeniowych na terenie Gminy;
6) gospodarka pojazdami służbowymi, w tym nadzór nad eksploatacją samochodów służbowych
(zakup paliwa oraz rozliczanie jego zużycia);
7) zaopatrzenie pracowników w odzież ochronną, odzież roboczą, sprzęt ochrony osobistej oraz inny asortyment BHP;
8) zakup i gospodarowanie środkami rzeczowymi związanymi z bieżącym utrzymaniem budynku, a także drukami, formularzami i oprawami introligatorskimi;
9) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci;
10) zakup literatury fachowej, w tym prenumerata dzienników i czasopism;
11) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu Gminy, w tym przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, brakowanie i niszczenie akt, wypożyczanie i udostępnianie akt;
12) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej;
13) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw;
14) prowadzenie centralnego Rejestru Informacji Publicznej;
15) administrowanie Portalem Sprawozdawczym GUS;
16) ewidencja ilościowa użytkowanych w Urzędzie środków trwałych i wyposażenia oraz prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem środków trwałych i wyposażenia Urzędu.
17) organizowanie czynności w zakresie dekorowania miejsc publicznych i budynków Urzędu flagami z okazji świąt państwowych, rocznic i uroczystości organizowanych przez Gminę;
18) sporządzanie sprawozdań z zakresu korzystania ze środowiska przez Urząd oraz pozostałych budynków użyteczności publicznej będących własnością Gminy;
2. W zakresie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych:
1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu;
2) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem dyrektorów szkół, przedszkoli i placówek oświatowych;
3) prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);
4) organizacja szkoleń i innych form dokształcania zawodowego pracowników;
5) ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracowników;
6) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy (staże absolwenckie, prace interwencyjne);
7) wykonywanie ogółu czynności związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska w Urzędzie oraz dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, dla których podstawą zatrudnienia jest ustawa o pracownikach samorządowych oraz na stanowisko dyrektora instytucji kultury i dyrektora podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą oraz jego zastępcy;
8) organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę w Urzędzie Gminy;
9) realizacja zadań związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników zatrudnionych na kierowniczych i urzędniczych stanowiskach pracy.
3. W zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych:
1) zameldowania i wymeldowania osób oraz wydawanie zaświadczeń w tym zakresie;
2) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych;
3) rejestracja danych w:
a) rejestrze mieszkańców;
b) rejestrze zamieszkania cudzoziemców;
c) rejestrze PESEL.
4) udostępnianie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców;
5) wydawanie zaświadczeń z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców;
6) sporządzanie wykazów zawierających dane z rejestru mieszkańców na potrzeby urzędów skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego oraz szkół;
7) prowadzenie spraw związanych z wyborami m.in. prowadzenie rejestru wyborców oraz sporządzanie spisów wyborców;
8) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych:
a) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;
b) prowadzenie Rejestru Dowodów Osobistych;
9) przyjmowanie zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;
10) prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach odmowy wydania dowodu osobistego lub stwierdzenia jego nieważności w przypadku podania nieprawdziwych danych;
11) udostępnianie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych;
12) sporządzanie sprawozdań o ilości zrealizowanych zadań zleconych za pośrednictwem portalu SAC.
4. Pozostałe zadania :
1) wykonywanie oraz koordynowanie zadań związanych z wyborami, referendami oraz spisami powszechnymi,
2) prowadzenie spraw związanych z wyznaczaniem podmiotów, w których wykonywana jest kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna, w tym prowadzenie i aktualizacja wykazu podmiotów;
3) prowadzenie postępowań o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej;
4) przyjmowanie i rejestrowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń;
5) prowadzenie spraw związanych z potwierdzaniem profilu zaufanego.
